Obecné zásady ochrany soukromí

My, společnost Residences Unlimited Plus s.r.o., IČO: 10706801 , se sídlem Ovenecká 341/46, 170 00 Praha 7 (dále jen „Správce“) si uvědomujeme důležitost ochrany osobních údajů našich zaměstnanců a dodavatelů, a proto jsme se rozhodli přijmout tyto obecné zásady ochrany soukromí (dále jen „Obecné zásady“).

Tyto Obecné zásady se týkají veškerého zpracování osobních údajů, které probíhá v rámci činnosti Správce. a vztahují se tak na zpracování osobních údajů našich zaměstnanců a dodavatelů.

Správce zpracovává osobní údaje subjektů údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES účinném od 25. 5. 2018 (dále jen „GDPR“) a dalšími právními předpisy upravujícími problematiku ochrany osobních údajů, zejména zák. č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů.

Kontaktní údaje

Správce Vás tímto informuje o následujících kontaktních údajích:

Zdroje osobních údajů

Správce získává osobní údaje především přímo od subjektů údajů, a to zejména v rámci výkonu práv a povinností subjektů údajů v rámci zaměstnaneckého poměru se Správcem, stejně jako prostřednictvím realizace objednávek a poptávek Správce u dodavatelů, emailové komunikace, telefonní komunikace, vizitek, rezervační formuláře, zprostředkovatele ubytování ubytovací portály aj. Osobní údaje pak dále získáváme z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí, veřejný telefonní seznam apod.).

Rozsah zpracování osobních údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu, v jakém je příslušný subjekt údajů Správci poskytl, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu se Správcem, nebo které naše společnost shromáždila jinak a zpracovává je v souladu s platnými právními předpisy či k plnění našich zákonných povinností.

Zpracování osobních údajů našich zaměstnanců

Správce zpracovává zejména osobní údaje jakožto zaměstnavatel. Za účelem plnění svých povinností z uzavřených pracovních smluv, stejně jako příslušné legislativy, zpracovává Správce v souvislosti s pracovním poměrem našich zaměstnanců následující kategorie osobních údajů:

Plnění pracovní nebo jiné smlouvy uzavřené se Správcem

Osobní údaje našich zaměstnanců zpracováváme primárně pro účely související s plněním závazků z uzavřené pracovní smlouvy. Zákonným základem zpracování je v takovém případě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Zpracování je zejména nutné pro účely umožnění výkonu Vašich pracovních povinností, řízení, plánování a organizaci práce, vedení osobních spisů a evidence zaměstnanců, vykazování pracovní doby a poskytování plnění na základě smlouvy. Tento účel též zahrnuje i provedení opatření nutných k uzavření předmětné smlouvy. Poskytnutí osobních údajů našich zaměstnanců a jejich následné zpracování je předpokladem nezbytným pro uzavření smlouvy mezi daným zaměstnancem a Správcem. Neposkytnutí požadovaných osobních údajů ze strany zaměstnance může mít za následek nemožnost plnění smlouvy, a tudíž její neplatnost od počátku.

Osobní údaje našich zaměstnanců zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi daným zaměstnancem a Správcem. V odůvodněných případech může doba zpracování osobních údajů překročit dobu trvání smluvního vztahu, a to zejména z důvodu uplatňování právních nároků Správce z již zaniklých smluv. Správce se zavazuje, že doba zpracování osobních údajů nikdy v tomto případě nepřekročí zákonem stanovenou promlčecí lhůtu 10 let.

Plnění právních povinností v oblasti pracovního práva a práva sociálního zabezpečení

Správce má povinnost řídit se celým právním řádem ČR zejména pak zákony v oblasti pracovního práva, bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, daňovými zákony a zákony upravujícími sociální a zdravotní pojištění. Osobní údaje našich zaměstnanců jsou tedy zpracovávány i za účely týkající se zejména mzdové agendy, náhrad zaměstnanci, odvádění povinných odvodů za zaměstnance, zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci apod. Zákonným základem zpracování je v takovém případě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Poskytnutí osobních údajů našich zaměstnanců je tedy v těchto případech zákonným požadavkem. Neposkytnutí požadovaných osobních údajů ze strany zaměstnance může být příslušnými právními předpisy sankcionováno.

Správce má též povinnost předávat osobní údaje svých zaměstnanců příslušným orgánům státní správy, a to buďto na základě plnění právní povinnosti, nebo na vyžádání. Těmito orgány může být např. finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, či soud. Předání osobních údajů v takových případech probíhá pouze v režimu stanoveném příslušným právním předpisem nebo rozhodnutím daného orgánu.

Správce respektuje zvláštní režim zpracování rodného čísla, proto jej zpracovává výlučně v případech stanovených právním předpisem. Rodné číslo Správce zpracovává zejména v souvislosti se zdaněním příjmů zaměstnance a placením odvodů na sociální a zdravotní pojištění a pro komunikaci s orgány státní správy.

Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. V případě zájmu o detailnější informace nás prosím kontaktujte prostřednictvím našich výše uvedených kontaktních údajů.

Oprávněné zájmy Správce

Osobní údaje našich zaměstnanců mohou být též zpracovávány za účely našich oprávněných zájmů na zabezpečení a zajištění ochrany zdraví a majetku. Zákonným titulem zpracování je v takovém případě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Zpracování Vašich osobních údajů je tedy nutné zejména pro tyto účely:

Zpracování předmětných osobních údajů za těmito účely je založeno na našich oprávněných zájmech, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. V případě jakýchkoliv pochybností ve vztahu k našim oprávněným zájmům máte kdykoliv právo obrátit se na nás s námitkou proti zpracování za podmínek a způsobem uvedeným v těchto Obecných podmínkách.

Správce si je, jakožto zaměstnavatel, plně vědom povinností mu plynoucích z příslušných právních předpisů ve vztahu k ochraně soukromí svých zaměstnanců a prohlašuje, že kamerový systém v budově zámku Žinkovy je instalován a provozován tak, aby nenarušoval soukromí zaměstnanců na pracovišti a ve společných prostorách bez závažného důvodu a v nepřiměřené míře.

Předmětné osobní údaje zpracováváme po dobu přiměřenou trvání našeho oprávněného zájmu. Správce se zavazuje, že doba zpracování osobních údajů nikdy v *tomto případě nepřekročí dobu 3 let.

Zpracování osobních údajů našich zákazníků

Správce též zpracovává osobní údaje o svých zákaznících a zájemcích o poskytnutí služeb Správce („zákazníci“). Za účelem plnění svých povinností z uzavřených smluv, stejně jako příslušné legislativy, zpracovává Správce o svých zákaznících následující kategorie osobních údajů:

Osobní údaje jsou od zákazníků získávány především při rezervaci ubytování prostřednictvím internetových stránek www.masarykova30.cz (rezervační formulář) a portálu www.booking.com, přímo od zákazníka při provádění rezervace anebo zprostředkovaně o zprostředkovatele ubytování nebo osoby zajišťující ubytování.

Plnění Smlouvy uzavřené se Správcem

Osobní údaje našich zákazníků zpracováváme primárně pro účely související s plněním závazků z uzavřené smlouvy. Zákonným základem zpracování je v takovém případě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Zpracování je zejména nutné pro účely umožnění výkonu práv a povinností vyplývajících z předmětu smlouvy, řízení, plánování a organizaci výkonu těchto povinností a poskytování plnění na základě smlouvy. Tento účel též zahrnuje i zpracování osobních údajů v rámci jednání nutných k uzavření předmětné smlouvy. Poskytnutí osobních údajů dodavatele a jejich následné zpracování je předpokladem nezbytným pro uzavření smlouvy mezi dodavatelem a Správcem. Neposkytnutí požadovaných osobních údajů ze strany dodavatele může mít za následek nemožnost plnění smlouvy, a tudíž její neplatnost od počátku.

Osobní údaje našich zákazníků zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi příslušným zákazníkem a Správcem. V odůvodněných případech může doba zpracování osobních údajů překročit dobu trvání smluvního vztahu, a to zejména z důvodu uplatňování právních nároků Správce nebo zákazníka z již zaniklých smluv. Správce se zavazuje, že doba zpracování osobních údajů nikdy v tomto případě nepřekročí zákonem stanovenou promlčecí lhůtu 5 let.

Plnění povinností v souvislosti s poskytováním ubytovacích služeb

Správce je povinen ohledně ubytování vést evidenci především v souladu s zákonem o pobytu cizinců na území České republiky a dalšími zákony vztahujícím se k poskytování ubytování.

Plnění právních povinností v oblasti fakturace a účetnictví

Správce má povinnost řídit se celým právním řádem ČR zejména pak zákony v oblasti občanského a obchodního práva, vedení účetnictví a daňovými zákony. Osobní údaje našich dodavatelů jsou tedy zpracovávány i za účely týkající se zejména fakturace, účetní a daňové agendy apod. Zákonným základem zpracování je v takovém případě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Poskytnutí osobních údajů je tedy v těchto případech zákonným požadavkem. Neposkytnutí požadovaných osobních údajů ze strany dodavatele může být příslušnými právními předpisy sankcionováno.

Správce má též povinnost předávat osobní údaje dodavatelů příslušným orgánům státní správy, a to buďto na základě plnění právní povinnosti, nebo na vyžádání. Těmito orgány mohou být např. finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, či soud. Předání osobních údajů v takových případech probíhá pouze v režimu stanoveném příslušným právním předpisem nebo rozhodnutím daného orgánu.

Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. V případě zájmu o detailnější informace nás prosím kontaktujte prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů

Osobní údaje našich zákazníků mohou být též zpracovávány za účely našich oprávněných zájmů na zabezpečení a zajištění ochrany zdraví a majetku. Zákonným titulem zpracování je v takovém případě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Zpracování vašich osobních údajů je tedy nutné zejména pro tyto účely:

Zpracování předmětných osobních údajů za těmito účely je založeno na našich oprávněných zájmech, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. V případě jakýchkoliv pochybností ve vztahu k našim oprávněným zájmům máte kdykoliv právo obrátit se na nás s námitkou proti zpracování za podmínek a způsobem uvedeným v těchto Obecných podmínkách.

Správce si je, jakožto zaměstnavatel, plně vědom povinností mu plynoucích z příslušných právních předpisů ve vztahu k ochraně soukromí svých zaměstnanců a prohlašuje, že kamerový systém v budově zámku Žinkovy je instalován a provozován tak, aby nenarušoval soukromí zaměstnanců na pracovišti a ve společných prostorách bez závažného důvodu a v nepřiměřené míře.

Předmětné osobní údaje zpracováváme po dobu přiměřenou trvání našeho oprávněného zájmu. Správce se zavazuje, že doba zpracování osobních údajů nikdy v *tomto případě nepřekročí dobu 3 let.

Zpracování osobních údajů našich dodavatelů

Správce též zpracovává osobní údaje o svých dodavatelích. Za účelem plnění svých povinností z uzavřených dodavatelských smluv, stejně jako příslušné legislativy, zpracovává Správce o svých dodavatelích následující kategorie osobních údajů:

Plnění Smlouvy uzavřené se Správcem

Osobní údaje našich dodavatelů zpracováváme primárně pro účely související s plněním závazků z uzavřené smlouvy. Zákonným základem zpracování je v takovém případě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Zpracování je zejména nutné pro účely umožnění výkonu práv a povinností vyplývajících z předmětu smlouvy, řízení, plánování a organizaci výkonu těchto povinností a poskytování plnění na základě smlouvy. Tento účel též zahrnuje i zpracování osobních údajů v rámci jednání nutných k uzavření předmětné smlouvy. Poskytnutí osobních údajů dodavatele a jejich následné zpracování je předpokladem nezbytným pro uzavření smlouvy mezi dodavatelem a Správcem. Neposkytnutí požadovaných osobních údajů ze strany dodavatele může mít za následek nemožnost plnění smlouvy, a tudíž její neplatnost od počátku.

Osobní údaje našich dodavatelů zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi příslušným dodavatelem a Správcem. V odůvodněných případech může doba zpracování osobních údajů překročit dobu trvání smluvního vztahu, a to zejména z důvodu uplatňování právních nároků Správce z již zaniklých smluv. Správce se zavazuje, že doba zpracování osobních údajů nikdy v tomto případě nepřekročí zákonem stanovenou promlčecí lhůtu 10 let.

Plnění právních povinností v oblasti fakturace a účetnictví

Správce má povinnost řídit se celým právním řádem ČR zejména pak zákony v oblasti občanského a obchodního práva, vedení účetnictví a daňovými zákony. Osobní údaje našich dodavatelů jsou tedy zpracovávány i za účely týkající se zejména fakturace, účetní a daňové agendy apod. Zákonným základem zpracování je v takovém případě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Poskytnutí osobních údajů je tedy v těchto případech zákonným požadavkem. Neposkytnutí požadovaných osobních údajů ze strany dodavatele může být příslušnými právními předpisy sankcionováno.

Správce má též povinnost předávat osobní údaje dodavatelů příslušným orgánům státní správy, a to buďto na základě plnění právní povinnosti, nebo na vyžádání. Těmito orgány mohou být např. finanční úřad, správa sociálního zabezpečení, či soud. Předání osobních údajů v takových případech probíhá pouze v režimu stanoveném příslušným právním předpisem nebo rozhodnutím daného orgánu.

Pro uvedené účely zpracováváme osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. V případě zájmu o detailnější informace nás prosím kontaktujte prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Zpracování osobních údajů návštěvníků našich stránek sociálních sítí

Správce je provozovatelem stránek sociálních sítí na stránkách www.facebook.com a www.instagram.com a www.airbnb.com a www.booking.com. Z tohoto důvodu musíme pro zajištění optimálního fungování těchto stránek sociálních sítí a jejich optimalizace zpracovávat o návštěvnících našich stránek sociálních sítí následující osobní údaje:

Zdrojem osobních údajů jsou příslušné sociální sítě a webové stránky. Informace o údajích předaných při rezervaci jsou popsány u zpracování osobních údajů zákazníků.

Oprávněné zájmy Správce

Osobní údaje návštěvníků našich stránek sociálních sítí zpracováváme primárně za účely našich oprávněných zájmů na zajištění funkčnosti našich stránek sociálních sítí a jejich optimalizaci. Zákonným titulem zpracování je v takovém případě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Zpracování Vašich osobních údajů je tedy nutné zejména pro tyto účely:

Zpracování předmětných osobních údajů za těmito účely je založeno na našich oprávněných zájmech, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. V případě jakýchkoliv pochybností ve vztahu k našim oprávněným zájmům máte kdykoliv právo obrátit se na nás s námitkou proti zpracování za podmínek a způsobem uvedeným v těchto Obecných podmínkách.

Předmětné osobní údaje zpracováváme po dobu přiměřenou trvání našeho oprávněného zájmu. Správce se zavazuje, že doba zpracování osobních údajů nikdy v tomto případě nepřekročí dobu 3 let.

Způsob zpracování a ochrany osobních údajů

Správce se při zpracování Vašich osobních údajů zavazuje dodržovat tyto hlavní zásady zpracování osobních údajů:

Příjemci osobních údajů

Kromě zaměstnanců a vedoucích pracovníků Správce mohou být příjemci Vašich osobních údajů i třetí osoby. Správce si pečlivě vybírá své dodavatele, kterým data subjektů údajů svěřuje a kteří jsou schopni zajistit takové technické a organizační zabezpečení osobních údajů subjektů údajů, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto údajům či k jejich jinému zneužití.

V rámci právních vztahů s našimi dodavateli jsou tito mimo jiné vázáni povinností mlčenlivosti a nesmějí využít poskytnuté údaje k žádným jiným účelům, než ke kterým jsme jim je zpřístupnili a dále musí zajistit další opatření k zabezpečení osobních údajů subjektů údajů.

Třetími stranami, které mohou mít přístup k osobním údajům subjektů údajů tak dle povahy služby, kterou subjekty údajů využívají nebo využívaly, jsou:

Za určitých, přesně definovaných podmínek je Správce povinen některé osobní údaje subjektů údajů předat na základě platných právních předpisů např. Policii ČR, Finančnímu úřadu, Úřadu pro ochranu osobních údajů a dalším orgánům veřejné správy.

Předávání osobních údajů do třetích zemí

Správce nemá v úmyslu předávat osobní údaje subjektů údajů do třetí země. V případě, že bude docházet k předávání osobních údajů subjektů údajů do třetích zemí mimo EU, bude tak docházet v souladu s legislativními požadavky a v každém případě bude zabezpečena ochrana osobních údajů subjektů údajů. Správce se zavazuje Vás neprodleně informovat o jakémkoliv takovém předávání.

Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním osobních údajů mohou subjekty údajů využít následujících práv:

Pokud se domníváte, že Správce zpracovává osobní údaje v rozporu s Vaším právem na ochranu Vašeho soukromého nebo osobního života, můžete od Správce požadovat vysvětlení a odstranění takového stavu.

Veškerá práva můžete uplatnit prostřednictvím kontaktů uvedených v těchto Obecných zásadách.

Změna obecných zásad

Vyhrazujeme si právo v případě potřeby na změnu těchto Obecných zásad především s ohledem na vývoj vnitrostátních právních předpisů, rozhodovací praxi Úřadu pro ochranu osobních údajů a další doporučení a stanoviska dalších orgánů, jejichž výstupy se týkají oblasti ochrany osobních údajů. Doporučujeme tyto Obecné zásady pravidelně procházet, abyste byli aktuálně informováni o tom, jak pomáháme chránit Vaše osobní údaje, které zpracováváme.

Kontakt

V případě jakéhokoliv dotazu na ochranu osobních údajů či odvolání souhlasu s dalším zpracováním Vašich osobních údajů nás můžete kontaktovat na kontaktních údajích uvedených výše.

V této souvislosti bychom Vás chtěli upozornit, že můžeme chtít, abyste nám vhodným způsobem prokázali Vaši totožnost, abychom si mohli ověřit Vaši identitu. Jde o preventivní bezpečnostní opatření, abychom zamezili přístupu neoprávněných osob k Vašim osobním údajům.

Účinnost

Tyto Obecné zásady jsou účinné od 1.11.2022.